Der Kern der Marketing Automation
Mit Workflows oder einer sog. Workflow-Engine, können in Systemen wie HubSpot, Evalanche, Pipedrive, Active Campaign etc. Abläufe automatisiert werden. Diese Abläufe basieren immer auf einem sog. Trigger. Also einem Impuls, der es ermöglicht, einen Prozess zu starten. Um das besser zu verstehen, hier ein Beispiel eines typischen Workflows.
Newsletter Anmeldung mit Double-Opt-In und qualitativen Fragen (optional)
Ein potentieller Interessent meldet sich zum Newsletter an. Er füllt ein Formular aus und beantwortet dabei neben der E-Mail-Adresse optional auch weitere Fragestellungen, die aber nicht als Pflichtfelder ausgeführt werden. Zugleich bestätigt er, dass seine Daten gespeichert werden dürfen und er weitere Mails zu dem Newsletter-Zweck bekommen will.
Trigger: Newsletter Formular abgesendet
Szenario 1: Er füllt nur die E-Mail-Adresse aus
Ergebnis: Der Workflow klassifiziert den Nutzer als „normalen“ Newsletter-Empfänger und speichert ihn ab. Gleichzeitig sendet er eine E-Mail zurück an den Sender mit der Bitte um Bestätigung der E-Mail-Adresse. Durch den Bestätigungs-Klick wird eine Landing Page aufgerufen, die den Interessenten willkommen heißt.
Wird diese Bestätigung angeklickt, erzeugt der Workflow eine Bestätigung im System und definiert die E-Mail-Adresse als DS-GVO konform berechtigt. Damit kann der Empfänger auch Newsletter erhalten.
Der Workflow triggert eine weitere Mail und bedankt sich für die erfolgte Newsletter-Anmeldung. Zugleich kommuniziert er, dass alles erfolgreich abgelaufen ist.
Szenario 2: Der Interessent beantwortet auch weitere Fragestellungen im Formular
Ergebnis: Hier kommt es nun darauf an, was beantwortet wurde und wie diese Antworten qualitativ bewertet werden können. Geht es z.B. um einen Webshop für Weine, können eine Fragestellung das Interesse für Rotweine oder Weissweine lauten. Es könnte aber auch eine Abfrage der Weingüte sein. Ob z.B. höherpreisige Weine interessant sind oder eher günstige Alternativen.
Je nachdem, was gewählt wurde, kann der Workflow nun mit diesen Merkmalen arbeiten und den Interessenten klassifizieren. Da man nun bereits etwas mehr über das Interesse dieses konkreten Nutzers weiß, kann eine automatisierte Zuordnung zu einer Persona helfen, ihn in Zukunft noch zielgenauer anzusprechen. Je nachdem, würden dem Profil gemäß, andere Aspekte der Ansprache berücksichtigt werden.
Da eine 1:1 individuelle Ansprache häufig zu aufwändig und kleinteilig wäre, macht eine Klassifizierung anhand von definierten Personas viel Sinn. Im gewählten Beispiel liegt also das Hautaugenmerk auf einer strategischen Vorbereitung der Abfragen und einer Zuordnung zu gewünschten Gruppen/Merkmalen/Personas.
Fazit
Die Workflows sind technische Mittel, um die Ansprache zu perfektionieren. Sie nehmen einem nicht die konzeptionelle Arbeit ab. Lediglich Vorschläge für typische Szenarien sind denkbar.
Im konkreten Fall muss immer überlegt werden, was der beste Weg zum Ziel sein kann und sollte dies in einem Workflow-Konzept aufsetzen.