Leichter wird es nicht

Das Arbeiten mit Daten kann arbeits- und zeitintensiv sein. Insbesondere für die Pflege der Daten sind Ressourcen notwendig, um die Inhalte des PIM-Systems auf dem aktuellsten Stand zu halten. Ressourcen, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden könnten. Mit unserem PIM-System dynamicPIM® haben wir diese Situation so gelöst: mit gezielter Automatisierung durch eine API-Schnittstelle und den Output-Containern, den Ausgabeformaten. Da ist die automatisierte Texterstellung ein zusätzliches i-Tüpfelchen. Schauen wir uns diese Automatisierungen im PIM genauer an.

Die API-Schnittstelle: Stammdatenpflege auf Knopfdruck

Die API-Schnittstelle gibt Daten automatisiert und gezielt nach Struktur, Feldern und Voraussetzungen weiter oder importiert Daten in unser System. Dafür gibt es generell mehrere Möglichkeiten.
Ein erster Weg ist die manuelle Pflege. Das ist sinnvoll, wenn es kleinere Strukturen sind, wenige Produkte und evtl. die Umschlagshäufigkeit eher gering ist.

Der zweite Weg ist der Massen-Upload von strukturierten Daten. Hierfür bieten wir in dynamicPIM® den Excel-Import an. So kann aus dem System eine Excel-Vorlage (.xlsx) gezogen werden, die immer die aktuellen Felder des Systems repräsentiert – sich also dynamisch an das System anpasst. Hier wird auch berücksichtigt, dass bestimmte Meta-Daten für Verknüpfungen zu Medienobjekten oder Produkt/Produkt-Relationen gegeben sind. D. h., dass durch einen strukturierten Import auch die zeitaufwändigeren Tätigkeiten zum Aufbau der Relationen (Medien/Medien, Produkt/Medien, Produkt/Produkt) verarbeitet werden können. Das ist enorm wichtig, da hier eine wesentliche Stärke von PIM-Systemen liegt. Sie bilden idealerweise alle Relationen ab, die auch im Abverkaufs-Interesse stehen.

Daten ziehen und weitergeben – völlig automatisiert

Der dritte Weg ist die API-Schnittstelle, eine der Automatisierungen im PIM. Die API-Schnittstelle greift im Hintergrund auf die Datenfelder zu und kann Daten sowohl an eine Gegenstelle weitergeben als auch aus anderen Systemen Daten ziehen. Und das Ganze völlig automatisiert und so individuell wie benötigt, z. B. in einem bestimmten zeitlichen Ablauf.
Typischerweise kommt diese Funktion zum Einsatz, wenn Input aus einem globalen System eingespeist werden soll, beispielsweise einer internen SAP-Anwendung. Hier muss definiert werden, welche Daten gezogen werden sollen, in welchem zeitlichen Rhythmus und mit welchen Restriktionen. So können auch Workflow-Szenarien berücksichtigt werden, da z. B. End-Dates gesetzt sind, die automatisiert die Daten in unserem System archivieren.

Automatisierungen im PIM-System funktionieren auch im Output

Im Output, also aus unserem System heraus, gibt es auch diverse Möglichkeiten für Automatisierungen im PIM. Handelspartner ziehen sich die benötigten Daten per Schnittstelle direkt. Diese unterliegen z. B. einer Berücksichtigung der Kundengruppe, da nur Daten gezogen werden sollen, die dieser Kundengruppe zugeordnet sind.

Oder ein Shop-System zieht Stammdaten aus der API und befüllt damit automatisch den Shop. Eine Website zieht Daten für Produkt-Detailseiten (PDP) aus unserem System und reichert sie mit Vergleichstabellen sowie optional allen damit verbundenen Medien-Objekten wie Bilder und Videos an. Ändert sich etwas – auch in globalen Systemen – so wird dies nur noch an einer Stelle geändert und im nächsten Ablauf aktualisiert. Wie von Zauberhand.

Es gibt viele Szenarien: Allen ist eigen, dass sie die Datenflüsse von Produkt- und Mediendaten erheblich optimieren und an einer Stelle dafür gesorgt werden kann, dass Daten herausragend in Qualität und Aktualität sind.

Automatisierte Texterstellung aus dem PIM heraus – retresco macht’s möglich

Gerade wenn es um die Erstellung von Produkttexten geht, z.B. für einen Online-Shop, können Automatisierungen im PIM-System für mehr Effizienz sorgen. Die textengine von unserem Partner retresco ist in dynamicPIM® optional als Modul integriert und kann mit separater Lizenzierung in vollem Leistungsumfang genutzt werden.
Dieses Feature erzeugt automatisiert Texte aus strukturierten Daten und erlaubt so das Erstellen von sprechenden Texten in unterschiedlichen Varianten. Der große Vorteil: Damit können Texte in unterschiedlichen Sprachen und Varianten an verschiedene Handelspartner gesendet werden und sind somit für Google & Co. im SEO kein Duplicated Content. Das ist ein echter SEO-Boost für eure Texte!

Hat man die Produkt-Cartridges einmal erzeugt, müssen nur noch die strukturierten Daten sauber gepflegt werden.

Da nun Texte gezielt für jeden einzelnen Handelspartner erstellt werden, werden alle Zielgruppen individuell bedient und der Texter muss nicht jeden einzelnen Text erstellen.

Ist der Copywriter dann arbeitslos?

Ganz klar: Nein. Es ist wie so oft im Rahmen von Digitalisierungs-Projekten. Der Job wird anders, aber nicht ersetzt. Die textengine hilft vor allem bei sehr großen Mengen von Produktbeschreibungen oder Artikeltexten, die einem häufigen Wechsel unterliegen. Für die jeweiligen Produktgruppen müssen sogenannte Cartridges erzeugt werden, die wiederum die Zusammenstellung der Texte ermöglichen.
Hier ist Know-how gefragt und ein gutes Gespür für Textaufbau und dessen Duktus. Einleitung, Hauptteil, Abschluss … alle Textpassagen müssen erzeugt und an die jeweilige Produktart angepasst werden, also z. B. Shampoo, Rasierer, Lippenstift, Make-Up, Fernseher, HiFi-Anlage etc …

Wer es genauer wissen will: Wie die textengine funktioniert, haben wir in einem Artikel zusammengefasst.

Die Output-Container im PIM-System – Produktdaten, wie du sie brauchst

Kommen wir zu weiteren Automatisierungen im PIM: Die Output-Container sind ein Ausgabeformat, das entweder generell gilt oder nur bestimmten Nutzergruppen zugänglich ist. Neben der API, die im Hintergrund Daten bereitstellen kann, kann man diese Output-Container in vielen Anwendungsfällen nutzen, beispielsweise als Microsoft Excel-Ausgabeformat.

Ihr könnt euch mit wenigen Klicks eine Excel-Tabelle für einen Massen-Download oder mit einem spezifischen Kundenformat für Handelspartner wie Rossmann, dm, REWE, Aldi, Amazon, Zalando, Otto, Media Markt etc. erstellen. Die Formate können komplett unterschiedlich aufgebaut sein und werden bei Abruf direkt aus den aktuellen Daten erstellt. Zudem können Output-Container in den Datenkorb gelegt und somit viele Produkte auf einmal in einer Tabelle erzeugt werden.

Genauso funktioniert es mit einem PDF für ein Produktblatt oder mehrere Produktblätter. Alles ist im Datenkorb sammelbar oder direkt pro Produkt als Produktblatt einzeln zum Download verfügbar. Auch hier werden die Daten aus dem aktuellen Bestand nach Abruf erzeugt.

PowerPoint oder individuelles Ausgabeformat – was darf’s sein?

Alle Daten können ebenfalls als PowerPoint-Datei erzeugt werden. Diese Datei ist mehrseitig und enthält sämtliche Daten des Produktes oder der Produkte. Hier bleiben sie aber voll editierbar und können somit als Präsentation genutzt werden. Viele Anwendungsfälle sind so denkbar: Auch komplette Sales Folder, die der Außendienst dann als Produktpräsentation nutzen kann.

Und es geht noch mehr: Die o.g. drei Formate sind im Standard enthalten. Aber auch alle anderen Text- oder Code-basierten Formate sind möglich. HTML, XML, JSON – sage uns, was du brauchst oder deine Kunden benötigen.

Automatisierungen im PIM haben viele Gesichter. Von der automatisierten Datenübertragung via API-Schnittstelle, über eine Textgenerierung, die auf strukturierten Daten basiert, bis hin zu unterschiedlichen Ausgabeformaten der gewünschten Produktdaten. Doch im Kern haben sie eins gemeinsam: Sie erleichtern uns die Handhabe und sorgen für effizientes Arbeiten mit dynamicPIM®. Aber überzeuge dich doch selbst und sprich uns gerne an.