PIM-Datenbank, strukturierte Daten

Ordnung schaffen dank klarer Zuweisungen in der PIM-Datenbank

Ordnung ist das halbe Leben. In diesem alten Sprichwort steckt mehr Wahrheit als oft vermutet wird. Besonders, wenn es um das Strukturieren von Daten geht. Denn sind diese eindeutig zugewiesen, kann ein PIM- oder DAM-System sie auch effizient verarbeiten und ausspielen.

Dank cleverer Funktionen gelingt Daten strukturieren in einer PIM-Datenbank oder im DAM ganz einfach. Wir stellen euch diese Features aus unserem dynamicPIM® genauer vor.

Filter – der Klassiker der Datenstrukturierung

Die Filterfunktion ist ein Klassiker, mit dem ihr ganz einfach Daten strukturieren könnt. Filter sind durch die Multi-Filterung extrem leistungsfähig und können somit alle Filter-Szenarien abdecken.

In dynamicPIM® gibt es außerdem Filterebenen, die eine Multi-Filterung über alle Produkte hinweg erlauben. Dies sind die zentralen Such- und Struktur-Etiketten für die PIM-Datenbank.

Multi-Filterung und bis zu 5 Ebenen

Unsere Systeme strukturieren nach Tags, nicht nach Ordnern. Dieser Weg ist deutlich moderner und sinnvoller, da er jede Form von Quer-Verlinkungen ermöglicht. Und das braucht ihr häufig.

Bis zu 5 solcher Ebenen sind möglich und jeder Nutzer kann sich seine Sets individuell abspeichern. Alles andere würde die Anwendung erheblich komplexer machen und gegen unser Usability-Prinzip verstoßen.

Eine sinnvolle Strukturierung braucht Zeit

Eine DAM- oder PIM-Datenbank erfordert Zeit und Ressourcen, die ihr bereitstellen müsst. Oder ihr lasst es uns erarbeiten. Es ist gerade am Anfang der wichtigste Schritt, um ein System zu erhalten, das durch seine strukturierte Ablage eindeutige und klare Prozesse leicht verständlich macht. Und dazu das Auffinden von relevanten Daten erheblich erleichtert.

Tagging – Informationen schnell auffindbar machen

Freie und vorgegebene Tags erlauben eine weitere Ebene der Klassifizierung in der Datenstrukturierung. Dabei gibt es verschiedene Formen von Tags: Freie Tags sind typische Etiketten, die jeder Nutzer selbst frei definieren kann. Sie werden im System hinterlegt und auch anderen Nutzern vorgeschlagen. Vorgegebene Tags werden vom System zentral gesetzt. Sie können nicht frei von Nutzern definiert werden und folgen meist einem festen Medien-Struktur-Ablage-Konzept.

Die PIM-Datenbank strukturieren mit Typen

Neben Filtern und Taggings gibt es in dynamicPIM® und dynamicDAM® zusätzlich die Funktion der Typen. Mit diesen Typen bilden wir eindeutige Zuordnungen ab. Sie sind die „Waschkörbe“ unserer Dateistruktur oder vergleichbar mit verschiedenen Kaffeesorten. Frei nach dem Konzept „Es kann nur einen geben.“, sind sie eindeutig definiert. Ein Produkt kann nicht mehreren Typen zugewiesen werden. Das erfordert eine klare strukturelle Konzeption von Anfang an. Es zahlt sich enorm aus, wenn man dies konzeptionell berücksichtigt und strukturiert durchdacht hat.

Eindeutig wichtig – es kann nur einen geben

Was ist das denn für ein Typ? So oder so ähnlich ist es oft im deutschen Sprachgebrauch. Und das erklärt auch genau, was wir bezwecken wollen. Es ist eben ein Typ und damit kann er nichts anderes sein. Zwei Typen geht nicht.

Daten strukturieren im PIM-System wird durch die Funktionen Filter, Tags und Typen erleichtert. Diese drei Tools spielen perfekt zusammen. Sie müssen deshalb eine klare Funktion zugewiesen bekommen. Und das ist essenziell für die Struktur des Produkt-Contents. Dabei sind Tags oder Taggings neben den Filtern und den Typen die wichtigste Größe.

Alle drei Struktur- und Kategorisierungs-Tools können einer bestimmten Aufgabe gewidmet werden. Diese Aufgabe müssen sie dann systemweit erhalten. Nur die Typen sind dabei eindeutig belegt.

Daten strukturieren in der PIM-Datenbank – ein anschauliches Beispiel:

Multi-Select-Filter

• Nutzung zur Strukturierung von Marke (1), Segment (2), Kategorie (3), Produkt (4), der Filter (5) bleibt zunächst ungenutzt

Typen

• Klassifizierung der generellen Produktart: Einzelprodukt, Tray, Palette, Display etc.

Vorgegebene Tags

• Top-Seller, Long-Tail, Auslaufmodell etc.

Freie Tags

• Zunächst nicht belegt und deaktiviert

Das ist ein möglicher Weg, der den jeweiligen Tools eine eindeutige Aufgabe und klare Kriterien gibt. Damit ist für sämtliche Filterungen und auch spätere Exporte, Suchen, Klassifizierungen immer klar, wofür sie verwendet werden und wie sie genutzt werden können.

Wichtig dabei: Keine Mischformen der Tools erlauben. Es muss systemisch absolut klar sein, wofür sie verwendet werden dürfen und im Umkehrschluss viel wichtiger, wofür sie keinesfalls verwendet werden können.

Flexibilität eines professionellen Systems dank eigener Felder

Jeder Anwendungsfall hat seine eigenen Vorgaben. Jede Situation ist anders und doch gibt es viele Gemeinsamkeiten. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, muss ein System dieser Art hochflexibel sein. Es reicht nicht aus mit Template- oder Master-Strukturen zu arbeiten. Die Flexibilität über die Stammdaten hinaus muss in der PIM-Datenbank absolut gewährleistet bleiben. Eigene Felder erlauben diese Flexibilität. Unser System lässt sich ohne Limit mit eigenen Feldern erweitern und bietet mehrere Feldtypen zur Auswahl.

Eigene Felder im Einsatz

Da wir dynamicDAM® in dynamicPIM® integrieren können, sind eigene Felder auch in der Mediendaten-Verwaltung möglich. Im PIM-System sind sie schon deshalb obligatorisch, da alle Stammdaten-Felder darauf beruhen. Mit dieser Funktion lassen sich höchstmöglich flexibel Daten strukturieren.

Das Prinzip erstreckt sich hierbei auf die Auswahl des Feldtyps, einer Zuweisung zu einem Tab (Karteireiter) im System und – sofern nötig – einer ausgefeilten Berechtigung jedes einzelnen Feldes. Damit erfüllen wir jedes Anwendungs-Szenario, das man sich vorstellen kann. Von einer hochkomplexen Struktur bis zu einem schnellen und einfachen Basis-System.

Daten strukturieren in einer DAM- oder PIM-Datenbank ist eine konzeptionelle Herausforderung.

Sobald diese Denkarbeit gemeistert ist, können Daten mittels Filter, Tag oder Typ versehen werden. Dadurch findet ihr eure gewünschten Daten im System schneller, was wiederum zu einem effizienten Arbeitsablauf führt.
Klingt einfach? Ist es auch. Und wie das in der Praxis ausschaut, zeigen wir euch gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch.