Medien Asset Management für Unternehmen

Ordnung ist das halbe Leben – unser Medien Asset Management

Ein Medien Asset Management-System (MAM-System) hilft dir deine Unternehmensdaten an Medien-Objekten zentral zu verwalten und dort zu verteilen, wo du es möchtest. dynamicDAM®  leistet einen wesentlicher Schritt für mehr Effizienz im täglichen Einsatz.

Medien Asset Management – die unterschätzte Arbeit

Digital Asset Management (DAM), Medien Asset Management (MAM) oder Media Asset Management (MAM) eben einfach gesprochen die Bilddatenbank ist keine neue Erscheinung im Bereich des Content-Management. Schon früher gab es diverse Systeme, die Bildverwaltung, Videoverwaltung oder Dokumentverwaltung als Kernaufgabe hatten. Gestartet mit Desktop-Anwendungen, die auf dem eigenen Rechner installiert werden mussten, wanderten die Systeme ins Netz. Gute System sind heute alle web-fähig.

Die Features im Fokus, die Kernaufgaben leider nicht …

Systeme dieser Art werden immer noch danach verglichen, welche Einzel-Features sie haben. So werden Excel-Listen zugesendet, die meist durch einen Anbieter vorbestimmt sind und Alternativen danach bewertet, ob sie das auch alles haben. Dann kommt noch der Preis dazu und alles ist klar – Entscheidung fällt dann danach, wer nach Menge am meisten zu bieten hat und, dafür am wenigsten kostet.

Leider passiert dann immer wieder das, was vorbestimmt war. Von 100 Features werden 95 gar nicht genutzt geschweige denn benötigt, um die Datenqualität hat sich keiner Gedanken gemacht und gleichwertige Assets werden ohne Ende doppelt und dreifach hochgeladen. Dazu kommt, dass keiner mehr im System durchblickt und sowieso jeder irgendwas und alles einstellen darf.

Das Chaos bewältigen …

Eigentlich wird ein solches System ja eingeführt, um eine Lösung zu haben und nicht noch ein weiteres Problem. Deshalb zählt für uns eine intensive fachliche Begleitung bei der Struktur und Organisation von Media-Assets ebenso dazu wie eine umfängliche Erklärung von Datenformaten. Hier gilt es viel Aufklärungsarbeit zu leisten und damit von Anfang an effizient und strukturiert zu arbeiten.

Inhalte und Zweck des DAM

Warum brauche ich eigentlich das DAM-System? Klingt komisch, aber mit der generellen Entscheidung für ein DAM kommen oftmals erst die Anforderungen. Abteilungen erkennen Vorteile, andere werden erst darauf aufmerksam etc. Es gilt an dieser Stelle immer wieder wachsam den roten Faden zu behalten und jede Anforderung, jeden Feature-Wunsch daraufhin abzugleichen, ob er nicht mit etwas Phantasie schon mit Bordmitteln erfüllt werden kann.

Dazu kommt, dass es im Kern darum geht, ideale Daten an Partner, Retailer, Außendienst, Agenturen, Kunden und natürlich die eigenen Mitarbeiter zu verteilen.

Das erfordert schon hier ein generelles Umdenken. Logos, Bilder und Texte auf dem Desktop ablegen und nur dort zu nutzen/aktualisieren ist der Tod jeder zentralen Ablage.

Konzept, Organisation und Ablage im Medien Asset Management-System

Eine wesentliche Grundlage ist die strukturierte Ablage. Viele Menschen sind eine Ablage in Ordnerstrukturen gewohnt. Das schon alleine deswegen, weil sie es vom Computer so kennen. Egal ob Mac oder Windows, Dateien werden in Ordnern abgelegt. Das hat allerdings entscheidende Nachteile für ein DAM. Liegt ein Bild in einem Ordner, kann es nicht in einem anderen Ordner gleichzeitig liegen, exakt das ist aber eine Kernanforderung, da eine relationale Ablage zwingend nötig ist, um eindeutig Daten mehreren Strukturen zuzuweisen, ohne Duplikate zu erzeugen.

Sie glauben gar nicht, wie viele DAM-Systeme ich gesehen habe, wo alleine dadurch ein großes Chaos entstanden ist. Daten in einem DAM-System müssen über Filter, Taggings, Typen etc. einer freien Zuordnung unterliegen, über die sie auch gefunden werden können. Damit löst man dieses Problem sehr elegant.

Online und Offline-Daten – was ist noch mal 300 dpi?

Ein DAM-System und damit die darin befindlichen Daten müssen generell für Online- und Offline-Nutzung verwendet werden können. Ein identisches Bild wird nur einmal abgelegt in möglichst hoher Auflösung und vom System in anderen Qualitäten, Größen und Formaten automatisch generiert. Wir nennen das Download-Formate, inkl. der Berücksichtigung von Farbprofilen, Farbraum-Konvertierung etc. So sind GS1-kompatible Formate genauso möglich wie z.B. 300 dpi jpgs mit Freistellerpfaden. Aber auch die png-Formate mit Transparenzen und kleineren Pixelgrößen sind jederzeit machbar. (Mehr zum Thema Auflösung von Bilddaten findet ihr in unserem dazugehörigen Artikel.)

Getrennte Formate für Online und Offline zu pflegen ist schlichtweg unnötig. Nur wenn das Bild/Video inhaltlich anders ist, ist es auch ein anderes Asset.

Die Datenformate – ein Mysterium für Marketing-Manager

Was ist ein jpg, was ein png? Was kann ein gif? Warum gibt es psd? Und wie war das noch einmal mit Vektorformaten? Die alte Welt war manchmal gar nicht so schlecht, da wussten noch viel mehr Entscheider, was das ist. Heute leider nur noch sehr selten.

Datenformate muss man kennen, alle Vor- und Nachteile sowie deren Möglichkeiten. Nur so kann ein DAM-System auch zukünftig in einer wesentlich digitalisierteren Welt seine Vorteile ausspielen. Nur so vermeidet man Missverständnisse.

Ein guter Weg ist es, von Vornherein Vorgaben für Bild/Video- und Dokumenten-Formate zu machen.Diese gelten dann nicht nur für ein MAM-System. Nur das, was diesen Standards genügt, kommt rein, was nicht muss verbessert werden. So hält man das System „sauber“ und die Datenqualität steigt enorm. Wir erstellen die Fact-Sheets für solche Vorgaben und unsere Kunden sind froh darüber, da sie damit eine verlässliche Basis für hervorragende Datenqualität haben. Gerade wenn oftmals viele Agenturen zuliefern, ist das unerlässlich.

Fazit: Der Single-Point-of-Information

Ein DAM-System, idealerweise verknüpft mit einem PIM-System (dynamicPIM®) schafft eine hervorragende Grundlage für die Datenanforderungen von heute. Darüber hinaus werden Time-to-Markets erheblich reduziert und Produkte können schneller im stationären Handel oder eCommerce veröffentlicht werden.

Voraussetzung ist, dass die Datenqualität top ist. Da hilft keine Feature-Liste sondern gutes, sauberes und strukturiertes Vorgehen. Klare Regeln und ein verlässliches System, das eine hohe Verfügbarkeit ermöglicht.

Wir erleben tagtäglich, dass gute strukturierte Daten, egal ob Produktinformationen, Mediendaten, SEO-Optimierung, Texte usw. ein wesentlicher Wetttbewerbsvorteil sind. Wer sie hat ist vorne, wer nicht, kämpft damit, hinterher zu kommen.