Die Veränderungen im Online-Marketing

Immer aktuell und vollständig dank cleverer Datenverwaltung mit einem DAM- und PIM-Tool. So gelingt das Archivieren von Produktdaten ganz einfach und bleibt übersichtlich.

Wer mit einem DAM– oder PIM-System arbeitet, macht nicht nur von den Möglichkeiten Gebrauch, Daten zu strukturieren. Wichtig ist vor allen Dingen, wie ein System die Daten archiviert bzw. verwaltet. Schließlich müssen Produktabbildungen, Inhaltsstoffe, Verpackungsgrößen oder auch Sonderformate für den Vertrieb stets auf dem neuesten Stand sein. Da kann es auch vorkommen, dass bestimmte Informationen für bestimmte Nutzergruppen nur zeitlich begrenzt zugänglich sein sollen. Unser PIM-Tool dynamicPIM® und dynamicDAM® berücksichtigen im Rahmen der Gruppen- und Rollensteuerung so ein Lifecycle-Management. Das Archivieren von Daten ist in diesen Systemen einfach und lässt sich direkt an dem jeweiligen Produkt durchführen. Voraussetzung dafür: die saubere und vollständige Pflege der Stammdaten.

 Die Stammdaten: Die Basis eines PIM- und DAM-Systems

Stammdaten sind die eigentlichen produktbeschreibenden Datenfelder eines PIM-Systems, die in unserem PIM-Tool befüllt werden. Dazu zählen alle logistischen Daten wie Abmessungen, Verpackungsarten, Lieferbestimmungen, Vorgaben aber auch z. B. Preise. Weiterhin Produktbeschreibungen oder strukturierte Daten jeglicher Art wie Marketingtexte, Suchbegriffe, Titel, Claims, Aussagen, Inhaltsstoffe, Allergene etc.

Das System baut die Stammdaten so auf, dass jegliche Feldtypen möglich sind. Darunter Text, formatierter Text, Integer, Dropdowns, Radios sowie Checkboxen etc. Solche Stammdaten-Felder könnt ihr nach Belieben anlegen. Dank der API-Schnittstelle erfolgt die Befüllung und Pflege automatisiert. Eine weitere Option ist die manuelle Pflege, bei der ihr selbst die Daten eingeben und aktualisieren müsst.

Auch bilden dynamicPIM® und dynamicDAM® Hierarchien aus Expertensystemen ab, so z.B. Paletten, Trays, Einzelprodukt etc.

Manuelle Pflege vs. API-Schnittstelle im PIM-Tool

Die manuelle Pflege sowie das Zuteilen zu einem Workflow ist ebenfalls Teil unserer PIM– und DAM-Software. Zusätzlich kann die API bestimmte Datenfelder automatisiert befüllen, so z.B. aus einem globalen SAP-System. Hier sind ebenfalls Mischformen denkbar. Welche Formen als relevant und zielführend gelten, hängt sehr stark von den individuellen Voraussetzungen des Kunden ab.

Die Lifecycle-Funktion: Daten archivieren mit Haltbarkeitsdatum

Sobald die Stammdaten gepflegt sind, könnt ihr direkt an jedem Produkt definieren, wie es verwaltet werden soll. Eine Möglichkeit, mit der ihr im PIM oder DAM Daten archivieren könnt, ist die Lifecycle-Funktion. Mit ihr legt ihr ein Start- und Ende-Datum als eine Art „Lebenszyklus“ eurer Produkte fest. Zusätzlich könnt ihr unterschiedliche Szenarien abbilden, nach denen Tage oder Wochen vor „Start-Of-Shipment“ eine Veröffentlichung für bestimmte Nutzergruppen erfolgt.

Supply Chain-Anforderungen im Lifecycle-Management

Veranschaulichen wir das mit folgendem Beispiel: Live gehen Produkte erst ab Zeitpunkt X. Bereits 60 Tage davor sind die Daten aber für interne Zwecke und bestimmte Zielgruppen verfügbar. Diese Vorgehensweise ist sehr wichtig, da Produktlebenszyklen üblicherweise einen Vorlauf für Marketing, Vertrieb und logistische Aktivitäten benötigen. Service-Partner, beauftragte Agenturen etc. brauchen Daten vorab, obwohl die Produkte noch nicht im Handel verfügbar sind.

dynamicPIM® und dynamicDAM® können dies direkt berücksichtigen. Die Gruppen- und Rollensteuerung ermöglicht ein einfaches Lifecycle-Management für bestimmte Nutzergruppen.

Daten archivieren – und zwar automatisiert: Die Archiv-Funktion

Natürlich haben wir in dynamicPIM® und dynamicDAM® auch an eine klassische Archiv-Funktion gedacht. Sie bewirkt, dass Produkte nach Veröffentlichungsdatum oder jedem anderen definierten Zeitraum automatisiert archiviert werden können.

Die Archiv-Funktion bildet in unserem PIM-Tool eine Ablage, die die letzte Stufe des Lifecycle-Managements abbildet. Direkt im Backend erhalten Produktdaten ein Ablaufdatum. Zu diesem Termin verschiebt das PIM-Tool die Produkte ganz automatisch ins Archiv.

Archivierung basierend auf Nutzergruppen

Die Idee dahinter ist, dass die Archiv-Ablage nur interne oder vorher definierte Nutzergruppen erreichen können. Damit werden Produkte mit sämtlichen Daten aus dem Live-Zugriff genommen, bleiben aber für Archiv-Berechtigte jederzeit erreichbar. Damit kann das System alle Anforderungen an Produkt-Workflows, auch zum Lebensende der Produkte erfüllen.

Besonders wichtig hierbei bleibt, dass Produktinformationen im PIM-Tool nicht gelöscht werden. Gerade bei Abverkaufs-Szenarien für Produkte „on-stock“ macht es viel Sinn, auch auf diese Produktdaten noch zugreifen zu können. Falls nötig, werden sie auch wieder live geschaltet. So lassen sich die Daten archivieren, ohne dass sie dauerhaft verloren gehen. Ganz einfach und mit nur einem Klick.

Unsere Systeme bedienen alle Zielgruppen. Damit haben auch viele unterschiedliche Nutzer Zugriff auf das System, abhängig von ihren Nutzerrechten. Aber nicht alle Nutzer müssen auf alle Daten oder Funktionen zugreifen können. Wie man diese Herausforderung angehen kann, erfahrt ihr in unserem Artikel zum Thema „Daten für Externe zugänglich machen“.